会議のあと、長いメモを読み返して「何が決まったか」を探すのに時間がかかるとき。

あなたは会議の記録係です。以下の会議メモを読んで、次の3つに整理してください。

1. 決まったこと（箇条書き）
2. やること（「誰が・何を・いつまでに」の形。メモに担当や期限が書かれていない場合は【要確認】と書く）
3. 決まらなかったこと（次回に持ち越す論点）

メモに書かれていないことは、推測で補わないでください。

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【ここに会議メモを貼る】

社外の方の氏名や取引条件が入る場合は、その部分を伏せてから貼ってください。

担当者が休むと止まる作業があるとき。引き継ぎの前に。

あなたは業務マニュアルの作成者です。
これから私が「いつもやっている作業」を思い出しながら書きます。
それを、初めての人でも同じようにできる手順書にしてください。

条件
・1ステップ1行。番号をつける
・画面の名前やボタンの名前は、私が書いたとおりに使う
・私の説明で飛んでいるところ、あいまいなところは、手順の最後に「確認が必要なところ」としてまとめて質問する
・勝手に補わない

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【ここに、作業の手順を思いつくまま書く。順番がバラバラでもよい】

順番がめちゃくちゃでも大丈夫です。並べ替えはAIがやります。

毎週、何人分かの日報を読んでまとめているとき。

以下は1週間分の日報です。これを1本の週報にまとめてください。

出力の形
■ 今週やったこと（3〜5行。重複はまとめる）
■ 数字（日報に出てくる数値だけ。無ければ「記載なし」）
■ 詰まっていること
■ 来週やること

書かれていないことは足さないでください。憶測は書かないでください。

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【ここに日報を全部貼る】

人数が多いときは、部署ごとに分けて実行したほうが精度が上がります。

やりたいことは分かっているのに、関数が思い出せないとき。

あなたは表計算ソフトに詳しい人です。
やりたいことを説明するので、そのまま貼れる数式を1つ書いてください。

答え方
1. 数式（コピーできる形で1行）
2. どのセルに入れるか
3. この数式が何をしているかの説明（2〜3行。専門用語は使わない）
4. うまくいかないときに確認すること

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【やりたいこと】
【いまの表の形：A列に◯◯、B列に◯◯…と書く】

表の形を書くのが大事です。列に何が入っているかを伝えないと、見当違いの式が返ります。

複数人で書いた資料が、言葉の書き方でバラついているとき。

以下の文章の中で、同じ意味なのに書き方が揺れている言葉を見つけて、統一してください。

手順
1. 揺れている言葉の一覧を出す（例：「お客様／お客さま／顧客」）
2. どれに統一するか案を出し、理由を1行つける
3. 統一したあとの全文を出す

私が決めた表記があればそれに従ってください。

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【統一したい表記があれば書く。なければ「おまかせ」と書く】
【ここに文章を貼る】

一度決めた表記は、社内のどこかに書き残しておくと次から早くなります。

歓迎会や表彰の告知を、社内チャットに貼りたいとき。画像をつくるAIに入れます。

社内イベントの告知画像をつくってください。

・用途：社内チャットに貼る告知
・イベント：【歓迎会／忘年会／表彰式など】
・雰囲気：【親しみやすい／落ち着いた／にぎやか】
・画面の比率：横長
・画像の中に文字は入れないでください。文字はあとから自分で載せます
・実在の人物、企業のロゴ、既存のキャラクターは使わないでください

イラスト調で、人物は特定の個人に見えないように描いてください。

「文字は入れないで」と書くのがコツです。画像をつくるAIは日本語の文字が苦手で、誤字が出ます。文字はあとからCanvaなどで載せてください。

毎回似たメールを一から書いているとき。最初にこれをやると、以降が楽になります。

あなたはビジネス文書の編集者です。
以下は、私が過去に送ったメールです。これを、今後使い回せるテンプレートにしてください。

やること
1. 毎回変わるところを【　】にする（会社名、担当者名、日付、金額など）
2. 毎回同じでいいところは、そのまま文章として残す
3. 相手や状況によって差し替えたほうがいい言い回しは、選択肢を2つ出す
4. 件名の案を3つ

固有名詞は必ず【　】に置き換えてください。そのまま残さないでください。

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【ここに、過去に送ったメールを2〜3通貼る】

2〜3通まとめて渡すのがコツです。1通だとその場かぎりの文になり、型になりません。

すぐ答えられない問い合わせに、とりあえず一報を返したいとき。

あなたは丁寧で簡潔なカスタマー担当です。
以下の問い合わせに対する返信文を書いてください。

条件
・まず結論。次に理由。最後に次のお願い
・300文字以内
・こちらで判断できないこと、分からないことは書かず「確認してご連絡します」とする
・謝りすぎない。でも冷たくしない

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【こちらの状況：答えられること・答えられないこと】
【ここに問い合わせ文を貼る】

「答えられないこと」を先に書いておくのが大事です。書かないと、AIが勝手に答えをつくります。

見積りや依頼を断るとき。角を立てずに、でもはっきり伝えたいとき。

断りのメールを書いてください。

条件
・相手の時間を使わせたことへの感謝を最初に入れる
・断る理由は正直に、ただし詳しく書きすぎない
・今後の可能性がある場合だけ、その一文を最後に添える。ない場合は入れない
・言い訳がましくしない
・200〜300文字

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【何を断るか】
【断る理由】
【今後の可能性：ある／ない】

「今後の可能性：ない」と書いたのに社交辞令を入れられると、相手に期待させます。ここは正直に書いてください。

支払い・返信・提出が止まっているとき。段階を先に用意しておくと迷いません。

催促のメールを、強さの違う3パターン書いてください。

1回目：やわらかい（相手が忘れているだけ、という前提）
2回目：普通（期限を明示する）
3回目：最終（次にこちらが取る対応を書く）

どれも、相手を責める言い方にはしないでください。

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【何を催促するか】
【当初の期限】
【いま何日過ぎているか】
【相手との関係：はじめて／継続中／長い付き合い】

3つまとめて作っておくと、そのつど考えなくて済みます。

送られてきた資料が長くて、読む時間がないとき。

以下の資料を読んで、次の形でまとめてください。

■ ひとことで言うと（1行）
■ 押さえるべき点（3つまで）
■ 数字（資料に出てくるものだけ）
■ 判断が要るところ（読んだ人が決めないといけないこと）
■ 書かれていないこと（気になるが、資料に載っていない情報）

最後の「書かれていないこと」を必ず入れてください。

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【ここに資料を貼る】

最後の項目が効きます。何が足りない資料なのかが分かると、次に何を聞けばいいかが決まります。

明日の商談で何を聞かれるか、先に洗い出しておきたいとき。

明日の商談で聞かれそうな質問と、その答え方を用意してください。

出す形
・想定される質問を10個（聞かれそうな順に）
・それぞれに、答えの骨子を3行
・そのうち「答えに詰まりそうな質問」を3つ選び、なぜ詰まるのかも書く

答えにくい質問こそ知りたいので、耳の痛い質問も入れてください。

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【自社が売るもの】
【相手の会社の業種と規模】
【相手が気にしていそうなこと】

最後の「詰まりそうな質問」が本番です。そこだけは、商談前に答えを用意しておいてください。